Libros que debe registrar una S.A.S COORPORATIVOS: • Libro de registro de Accionistas El título de propiedad, tanto provisional como definitivo, no es más que una gráfica documental representativa de unos derechos que se tienen como accionista de una sociedad, que resulta ser un medio probatorio, pero no necesario para el ejercicio

de los derechos correspondientes pues la calidad de accionista de ninguna manera se subordina a la expedición del título, ya que el título no la incorpora, sino que se tiene en virtud de la anotación en el libro de registro que para tal efecto lleva la sociedad cuestiona sobre el valor probatorio del recibo de pago de la compra de unas acciones a una sociedad anónima, en el entendido que dicha sociedad no hace entrega del título de propiedad de dichas acciones. De conformidad con los artículos 384 y 399 del Código de Comercio, la suscripción de acciones es el contrato por medio del cual una persona se obliga a pagar un aporte a la sociedad conforme con el reglamento de suscripción, y por su parte el ente jurídico adquiere la obligación de reconocerle la calidad de accionista entregándole el título respectivos. Ahora bien, es de tener en cuenta que ante la eventualidad de que el inversionista, no cubra el valor total de las acciones por él compradas, la sociedad le expedirá un título o certificado provisional 2, el cual será cambiado por la sociedad por un título definitivo una vez pagado el aporte en su integridad. No obstante lo anterior, una vez expedido tanto el título o títulos, provisionales o definitivos, que acrediten a su poseedor como accionista de la compañía, ésta deberá inscribir en el libro respectivo de accionistas los títulos respectivos. En lo concerniente al valor probatorio del eventual titulo de propiedad de acciones (provisional o definitivo), es importante resaltar que el articulo 394 del Código de Comercio, deja claro que, el contrato de suscripción podrá acreditarse por cualquier medio de prueba. De lo anterior resulta pertinente decir que en este caso, si bien no se tiene el título de propiedad de las acciones, en virtud del carácter nominal de las mismas 3, este no constituye el único medio probatorio para demostrar la propiedad sobre las acciones, sino, por el contrario puede defender la propiedad que eventualmente se tenga sobre las mismas a través del denominado libro de accionistas que está obligado a llevar la sociedad y en el que consta la propiedad de cada una las acciones suscritas, resultando ser este el medio más idóneo para probar la calidad de accionista 4. Así las cosas, "el título de propiedad" tanto provisional como definitivo, no es más que una gráfica documental representativa de unos derechos que se tienen como accionista de una sociedad, que resulta ser un medio probatorio, pero no necesario para el ejercicio de los derechos correspondientes pues la calidad de accionista de ninguna manera se subordina a la expedición del título, ya que el título no la incorpora, sino que se tiene en virtud de la anotación en el libro de registro que para tal efecto lleva la sociedad. • Libro de actas de asamblea general de Accionistas El libro de Actas, se convierte en muchos casos en el patito feo de las transcripciones. La mayoría de las empresas se acuerda de encuadernar la contabilidad del ejercicio anterior y presentarla en el Registro Mercantil, pero se olvida, en muchas ocasiones, de que también hay que tener al día debidamente actualizado el Libro de Actas. Qué es el Libro de Actas Es el libro donde se recogen los acuerdos de los Órganos colegiados de las sociedades mercantiles: a) Junta General de Socios, con carácter Ordinario o Extraordinario. b) Consejo de Administración. En ambos casos, todos los acuerdos a los que lleguen estos Órganos colegiados de las sociedades mercantiles, se recogerán en un Acta que se transcribe dicho libro. Aunque la sociedad mercantil puede llevar un libro de actas para cada órgano, puede optar por transcribir todas las actas de ambos órganos colegiados (Junta General de Accionistas o Socios y el Consejo de Administración) en un solo Libro de Actas debidamente oficializado. Características del Libro de Actas En todo caso, el Libro de Actas puede: 1. Ser un Libro encuadernado con todas sus hojas, sin transcribir. 2. Estar compuesto por hojas móviles, intercambiables, en blanco. Esta opción permite imprimirlo con impresora. En ambos casos, debe ser legalizado por el Registrador Mercantil de su provincia antes de su utilización. De ahí la importancia de que esté completamente sin transcribir. IMPORTANTE.- Hay que esperar a que el Libro de Actas actual esté completamente transcrito y no queden hojas en blanco, ya que no se puede legalizar un nuevo Libro de Actas hasta que: * Se pruebe que el libro anterior está completamente utilizado. Algunos Registradores, te piden que exhibas el íntegramente completado. * Se pruebe que ha sido sustraído y debidamente denunciado o se haya extraviado o destruido del anterior. Esto debe acreditarse mediante acta notarial. Contenido del Acta Los acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles se consignarán en acta, que se extenderá o transcribirá en el libro de actas correspondiente, con expresión de las siguientes circunstancias: 1.ª Fecha y lugar del territorio nacional o del extranjero en que se hubiere celebrado la reunión. 2.ª Fecha y modo en que se hubiere efectuado la convocatoria, salvo que se trate de Junta o Asamblea universal. Si se tratara de Junta General o Especial de una sociedad anónima, se indicarán el «Boletín Oficial del Registro Mercantil» y el diario o diarios en que se hubiere publicado el anuncio de convocatoria. 3.ª Texto íntegro de la convocatoria o, si se tratase de Junta o Asamblea universal, los puntos aceptados como orden del día de la sesión. 4.ª En caso de Junta o Asamblea, el número de socios concurrentes con derecho a voto, indicando cuántos lo hacen personalmente y cuántos asisten por representación, así como el porcentaje de capital social que unos y otros representan. Si la Junta o Asamblea es universal, se hará constar, a continuación de la fecha y lugar y del orden del día, el nombre de los asistentes, que deberá ir seguido de la firma de cada uno de ellos. En caso de órganos colegiados de administración, se expresará el nombre de los miembros concurrentes, con indicación de los que asisten personalmente y de quienes lo hacen representados por otro miembro. 5.ª Un resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones de las que se haya solicitado constancia. 6.ª El contenido de los acuerdos adoptados. 7.ª En el caso de Junta o Asamblea, la indicación del resultado de las votaciones, expresando las mayorías con que se hubiere adoptado cada uno de los acuerdos. Si se tratase de órganos colegiados de administración, se indicará el número de miembros que ha votado a favor del acuerdo. En ambos casos, y siempre que lo solicite quien haya votado en contra, se hará constar la oposición a los acuerdos adoptados. 8.ª La aprobación del acta conforme al artículo 99, que menciona lo siguiente: a) Las actas de Junta o Asamblea se aprobarán en la forma prevista por la Ley o, en su defecto, por la escritura social. A falta de previsión específica, el acta deberá ser aprobada por el propio órgano al final de la reunión. b) Las actas del órgano colegiado de administración se aprobarán en la forma prevista en la escritura social. A falta de previsión específica, el acta deberá ser aprobada por el propio órgano al final de la reunión o en la siguiente. c) Una vez que conste en el acta su aprobación, será firmada por el Secretario del órgano o de la sesión, con el Visto Bueno de quien hubiera actuado en ella como Presidente. d) Cuando la aprobación del acta no tenga lugar al final de la reunión, se consignará en ella la fecha y el sistema de aprobación. • Libro de actas de junta directiva El artículo 28 - 7 del Código de Comercio dispone que deberán inscribirse en el registro mercantil "Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles". El citado artículo distingue claramente entre los "libros de contabilidad", los de registro de accionistas y "los de actas", sin que pueda entenderse que los libros de registro de accionistas y los de actas pertenecen a los libros de contabilidad. Aunque el artículo 49 establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad. El artículo 189 prevé que las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. NOTA DE RELATARÍA: En igual sentido puede consultarse la sentencia del 9 de Octubre de 1998 Expediente 9070 Ponente Dr. Daniel Manrique Guzmán Actor: Cementos Diamante del Tolima S.A. LIBROS CONTABLES • Libro diario: - es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa. - Se trata de transacciones por Bienes y Servicios, adquiridos desde el contexto socio económico, necesarios al FUNCIONAMIENTO de todo Emprendimiento. También de DINEROS recibidos y entregados, para o por tales transacciones. Más que hechos económicos (ECONOMÍA), son hechos contabilizables propios de cada Empresa. - Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Así mismo pueden existir Documento Contable que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables. - Dependiendo del sistema de información contable, algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes. De igual forma en la mayoría de los sistemas, los registros o asientos manuales son aquellos creados por un usuario (modificar monto en una Nota de Crédito) y los automáticos son los generados propiamente por el Sistema (cálculo automático de valor de impuesto) • Libro mayor - En contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada página se destina para cada una de las cuentas contables de una empresa. Cada página va dividida y consta de 5 columnas: la primera columna es para la fecha, la segunda es para el concepto, la tercera es la del DEBE, la cuarta es la del HABER y la última columna es la del saldo. El libro es utilizado para llevar un estricto manejo de los ingresos y egreso que obtenga la empresa. - Se le llama Mayor porque toma el movimiento total de las sub-cuentas. Por ejemplo, los distintos proveedores que serían llevados en los libros auxiliares cada uno por separado, se concentran en una sola CUENTA: PROVEEDORES en el Mayor y el encabezado de la página dirá: PROVEEDORES y así por cada una de las cuentas: CLIENTES, BANCOS sin importar de cuantas sub-cuentas se conformen cada una de las CUENTAS. En el Mayor solo se menciona el monto de la cuenta por un periodo determinado, generalmente un mes. Siguiendo con el ejemplo de la cuenta PROVEEDORES, en la columna del haber se pondría el monto total facturado por todos los proveedores en el mes y en la columna del debe el total de monto pagado a todos los proveedores durante ese mismo periodo, y la diferencia entre estas dos dará el saldo que queda al final del mes de cada una de las cuentas, sin detallar cuánto se le debe a cada uno de los PROVEEDORES, que eso estará en los Libros Auxiliares. - El Libro Mayor debe ser un Libro fuerte y durable, es un Libro que no debe llevar errores, tachaduras, borrones, por lo que quien lo lleva debe ser muy dedicado. Generalmente el Libro Mayor en la página 1 tendrá la cuenta de CAPITAL por ser la primera en formarse, la página 2 podrá tener el encabezado de la de BANCOS y así sucesivamente como se vayan conformando las CUENTAS de la empresa. El Libro Mayor tarda años en llenarse porque solo se utiliza un renglón de la CUENTA por mes y existen cuentas que no tienen movimientos tan repetidamente como otras, pudiendo tener un movimiento por año. Por ello sus páginas no se llenan tan rápido como las otras cuentas, por ejemplo, la cuenta de CAPITAL no tendrá tanto movimiento como la de BANCOS. - Al llenarse una página de alguna CUENTA se anotará en el último renglón CONTINÚA EN LA PÁGINA N DEL LIBRO N, en caso de que ya haya más de un Libro Mayor, y los movimientos de esta cuenta seguirán en la siguiente página en blanco, en el que en el primer renglón se anotará debajo del encabezado de la CUENTA: VIENE DE LA PÁGINA N DEL LIBRO N. En México era requisito de Hacienda llevar a sellar el Libro Mayor antes de escribir sobre él y cada vez que era necesario utilizar uno nuevo, debía sellarse por Hacienda, pero como ya no es requisito Hacendario la

de Libros hechos a mano, ya está en desuso el Libro Mayor.r.j'pe - Importancia y Finalidad. Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad • Libro de inventarios • Según el artículo 25 del Código de Comercio, los empresarios deben llevar una Contabilidad que permita un seguimiento cronológico de sus actividades y la formación de Inventarios y Balances. • El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. • Los Inventarios estarán compuestos por un listado que comprenda las diferentes partidas que forman el Patrimonio de la empresa, así como una valoración de las mismas.